contratar y medir la gestión de la administración

si vives en una comunidad de departamentos o casas, es necesario contratar un servicio de administración que cuente con la experiencia en operaciones, contabilidad, liderazgo, oratoria, gestión de equipos de trabajo, legales, empatia, y etc, etc, etc...
¿es real buscar un servicio que tenga todas estas cualidades?
¿cuanto costaría un servicio asi?

aquí te contamos todo ello y más...

el proceso de selección de un nuevo servicio de administración suele ser un poco traumático por la salida inminente del actual servicio.

hacer un plan de transición el cual incluya un proceso de licitación transparente con un pliego que describa las necesidades reales de la comunidad es clave para no caer en la misma situación repetidamente.

en muy común donde se contrata "a dedo" basado en lo que ofrece el oferente operativamente y no por las necesidades reales que requiere la comunidad.

es fundamental estudiar detalladamente el pasado para entender el presente y tener un plan de como evolucionar hacia el futuro, para luego proceder a contratar los servicios que cumplan con esos objetivos y acompañen en ese camino.

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¿qué es un administrador de edificios? 

El administrador de edificios es un servicio contratado que está encargado de la gestión operativa de toda la comunidad. Se acoge a la ley de copropiedad inmobiliaria que lo define como “la persona natural o jurídica designada por los copropietarios para cumplir labores de administración del condominio, conforme a la presente ley, a su reglamento y al reglamento de copropiedad.”

¿qué preparación, certificaciones o estudios debe tener?

La ley vigente chilena lamentablemente no especifica un cierto entrenamiento y tampoco existe un sistema de registro nacional como en otros paises de Latinoamerica en los cuales estos servicios presenten sus credenciales que aseguren un nivel de calidad mínimo esperado.
En Chile el los servicios de administración quedan al libre juicio de la comunidad que lo contrate. Hemos encontrado personas de variadas profesiones y oficios (conserjes, mayordomos, ingenieros, contadores y abogados) que han tomado cursos de algun tipo que los preparan para la gestión. Sumado a ello, las certificaciones en las diversas empresas de software de administración aseguran la utilización mínima y correcta de la misma...


"las comunidades con cultura de convivencia individualista y poco colaborativas conllevan a tener servicios de administración con poca transparencia y comunicación"

la administración tradicional esta obsoleta

en nuestros años de experiencia trabajando en todo tipo de comunidades, hemos encontrado una variedad de situaciones que denotan la falta de madurez en convivencia de una comunidad

"El ultimo administrador dejo temas impagos y una operación y contabilidad en estado deplorable. Ahora lo gestionamos desde el comité directamente y estamos bien"

"Las asambleas son aburridas, extensas y parecen sesiones de catarsis de cada copropietario, sin llegar a acuerdos o acciones concretas"

"No tenemos visibilidad de las finanzas que se manejan con muchos papeles y planillas de cálculo. Cada mes debemos juntarnos a revisar todo o no nos enteramos de nada"

funciones del Administrador

es la gerencia de operaciones de su comunidad

La Ley 19.537 establece que los servicios de Administración deben cumplir con:
- El cuidado de los bienes de dominio común.
- Gestionar la certificación de las instalaciones de gas, y del mantenimiento y certificación de ascensores y demás activos.
- Hacerse cargo de los actos administrativos y de conservación, y de aquellos que sean de carácter urgente.
- Cobrar y recaudar los gastos comunes.
- Previo acuerdo con el Comité, el Administrador tiene la facultad de cortar los servicios básicos de un vecino que se encuentre moroso con tres o más pagos de gastos comunes. Si el valor de los gastos comunes no incluye servicio alguno, el Administrador puede solicitar a la empresa que suministra el servicio, que lo suprima.
- Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias sobre copropiedad inmobiliaria, y las del reglamento de copropiedad.
- Representar en juicios (activa y pasivamente) a los copropietarios en las causas vinculadas a la administración y conservación del condominio.
- Citar a juntas de asambleas y presidirlas.
- Pedir al tribunal que aplique apremios o sanciones que procedan al copropietario que infrinja las limitaciones o restricciones que establece la ley, su reglamento y el reglamento de copropiedad.
- Rendir cuentas documentadas de su administración en las épocas que se hayan fijado previamente, cuando se lo solicite la asamblea de copropietarios o el Comité de Administración y al término de su gestión.
- Mantener una nómina actualizada de los copropietarios, con sus respectivos domicilios registrados.


más información: Organigrama de una comunidad coliverlab

quiero cambiar el servicio de administración

¿quién puede hacerlo?

El nombramiento de un nuevo administrador se produce en la asamblea extraordinaria de copropietarios.
Debe constar en el acta de la asamblea en que se adoptó el acuerdo y reducirse a escritura pública por la persona autorizada para tal efecto, o por cualquier miembro del comité de administración.
Además, hay que guardar una copia autorizada y física en los archivos que maneje la administración de propiedades de la comunidad.
Si no hay servicio de administración, debe actuar como tal el presidente del comité de administración hasta su reemplazo.

¿porque puedo cambiarlo? 

En cualquiera de los siguientes casos, el servicio de administración puede ser removido:
Primero, es demostrar su incumplimiento de alguna o varias funciones de la ley de copropiedad, establecido en el art. 23 del título II de la ley de copropiedad en donde se señala las funciones del administrador.
Segundo, el no hacer lo establecido en el reglamento de copropiedad o aquello que encomiende el comité de administración.
Tercero, señalando el Art 22 del título II de la ley de copropiedad, es cuando pierde la confianza del comité. 

¿como debo hacerlo?

La selección del servicio debe hacerse por medio de una licitación transparente que incluya un pliego formal con las necesidades, niveles de servicio (SLA) e indices (KPIs) por los cuales el comité fizcalizará la calidad del servicio contratado.
Con una lista corta de oferentes estos deberan defender su solución la cual pondera en diferentes dimenciones que la comunidad requiere. Esta evaluación deberá ser transparente para toda la asamblea.
Finalmente el nombramiento se realiza en una junta de asamblea extraordinaria.

¿cuando es posible hacerlo?

Contractualmente, lo usual es que se le realice un contrato de prestación de servicio, ya que se le puede poner fin en cualquier momento. Puede estar sujeto a plazo, pero normalmente también se deja una clausula donde cualquiera de las partes le puede poner término sin expresión de causa y en cualquier momento.

Período. El servicio dura hasta que la asamblea de copropietarios decida que se acaba el periodo, o hasta que acabe el tiempo que ellos han designado para tal servicio.

¿pero ...es posible medir la calidad del servicio?

¡claro que si! el comité debe tener los indicadores de mayor importancia para el servicio a controlar.

plataforma de gestión

Contar con una plataforma de gestión en la nube que sea propia de la comunidad asegura los datos e información histórica pudiendo visualizar toda la gestión del Administrador.

objetivos del servicio

Ser claros al detallar los objetivos y expectativas en los niveles de servicio desde la contratación es clave para que todas las partes se entiendan. 

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indicadores de desempeño

¿Como mido la calidad?
¿Que indicadores me importan?
¿Cual es el tiempo de respuesta?
¿Como penalizo ante no cumplir?
El comité debe tener claridad ante estas y otras preguntas.

no preocuparse... es ocuparse

Comunidades que dejan todo en manos del Administrador y se desentienden absolutamente de la operación . Un mal hábito y causal de grandes problemas. 

¿como me aseguro de contratar el sevicio correcto?

1

entender que necesito

El primer paso es entender cual es el escenario actual de la comunidad. En el mercado existen auditorias contables muy básicas hasta nuestros diagnósticos completos de transformación que incluyen contabilidad, legales, procesos, operaciónes, RRHH, infraestructura y cultura en convivencia.

2

entender hacia donde voy

Teniendo claro el escenario actual y las expectativas y necesidades de la comunidad hace sentido fijarse objetivos concretos y medibles en un periodo de tiempo determinado. ¿Que mejoras de infraestructura, cultura y servicios quiero y puedo incorporar a la comunidad en el siguiente año?. Nuestro diagnóstico completo incluye la generación de este master plan de co-creación con la asamblea de copropietarios y comité.

3

proceso de transición 

Es momento de hacer un plan de transición para asegurar quedarse con los datos y mantener niveles de servicio y se genera un pliego de licitación el cual describa las necesidades, funciones e indicadores para controlar y medir la calidad del servicio que entregara el futuro administrador. Es importante ser transparentes con todos los oferentes para que sus propuestas esten de acuerdo a los objetivos y calidad esperada.

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